Chaque année, les entreprises avaient pour obligation de remplir la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales) au plus tard le 31 janvier. Ce document, maintenant remplacé par la DSN (Déclaration Sociale Nominative) avait plusieurs utilités pour les organismes de protection sociale et les administrations. Quelles sont les nouvelles démarches à suivre en terme de complémentaire santé ?
Avant, les entreprises utilisant un logiciel de paie devaient établir une déclaration informatique de la norme DADS-U (Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiée). Depuis janvier 2017, cette dernière a été remplacée petit à petit, comme de nombreuses autres procédures, par la DSN (Déclaration Sociale Nominative). En 2018, la DADS-U disparaît totalement et la DSN est désormais le seul canal déclaratif pour les entreprises, notamment celles du BTP !
DSN : un nouvel outil simplifié pour les entreprises
La DSN (Déclaration Sociale Nominative) remplace et simplifie l’ensemble des déclarations sociales, notamment la DADS-U, que les entreprises devaient faire parvenir à de nombreux organismes (Urssaf, Pôle Emploi, CPAM, etc.). Toutes ces données sont désormais automatisées et transmises aux organismes via la DSN, un fichier mensuel produit à partir des fiches de paie des salariés. Les organismes disposent ainsi de l’ensemble des données nécessaires pour mettre en place le recouvrement des cotisations.
La DSN est obligatoire depuis 2018. Il n’y aura donc pas de DADS-U en 2019 pour l’année 2018, mais bien des déclarations DSN mensuelles sur 2018. Attention, si l’entreprise est entrée en DSN courant 2018, elle devra penser à mettre à jour les données non transmises sur les mois non effectifs pour que la déclaration soit complète.
Il existe certains cas où la DADS-U est encore autorisée. Il est très simple de savoir si une entreprise est concernée ou non par la suppression de la DADS-U : il suffit d’utiliser l’arbre de décision interactif mis en place sur net-entreprises. Les entreprises ayant la possibilité de faire une DADS-U devront remplir la rubrique S20.G01.00.019 “Motif de dépôt” en précisant le code de leur cas particulier (EX pour celles entrées en DSN ayant des populations exclues du périmètres DSN, NO pour celles non soumises à la DSN et OC pour celles n’ayant pas pu transmettre correctement leurs données).
En résumé
Désormais, l’entreprise ne remplit plus une multitude de documents mais doit paramétrer un flux de données en sortie des paies qui sera transmis automatiquement sur une DSN. Cette dernière est à déposer chaque mois sur un portail dédié. A noter qu’à chaque SIRET correspond une DSN. Toute entreprise, immatriculée par un SIREN, adressera un fichier comprenant autant de DSN qu’elle compte de SIREN (qui immatricule chacun de ses établissements).
Un site très complet a été conçu autour de la DSN, où l’on trouve toutes les réponses aux différentes questions que l’on peut se poser.
Une fiche de paramétrage pour garantir la couverture santé des salariés
La DSN est donc une avancée majeure en termes de dématérialisation. Elle simplifie la vie des entreprises, diminue le risque d’erreurs et de pénalités, accentue la fiabilité des données et leur sécurisation. Avec la mise en place de cet outil, les politiques publiques répondent ainsi mieux aux besoins attendus à l’ère du digital. La migration vers ce nouvel outil doit être bien préparée par l’entreprise qui doit veiller à disposer d’un logiciel de paie capable de traduire les données des bulletins de paie sur la DSN. Elle doit aussi se former à l’outil et consulter attentivement les différents documents fournis.
Pour les contrats complémentaires santé, prévoyance et retraite supplémentaire, il existe pour chaque SIREN une fiche de paramétrage. Celle-ci est envoyée à l’entreprise par l’organisme de complémentaire auprès de laquelle elle a souscrit ses contrats. Ces fiches ont été mises en place pour assurer de rattacher correctement chaque salarié aux bons contrats et pour permettre une fiabilité des calculs des données.
La fiche de paramétrage est essentielle pour une entreprise car elle lui permet d’obtenir les éléments nécessaires et suffisant pour paramétrer son logiciel de paie afin qu’il transmette les informations santé à la DSN.
En savoir plus
SP18/FCR0896
En un coup d’oeil !
