La facturation électronique, une nouvelle étape depuis le 1er janvier 2019

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La facturation électronique, une nouvelle étape depuis le 1er janvier 2019

Depuis janvier 2019, toutes les TPE et PME se voient dans l’obligation d’utiliser la facturation électronique, à la suite de l’ordonnance du 26 juin 2014. Une mesure qui s’applique progressivement, touchant déjà les entreprises de plus de 5 000 salariés depuis 2017 et les entreprises de 250 à 5 000 salariés depuis 2018. Au tour des TPE et PME (10 à 250 salariés) d’opter pour cette solution. En vue de simplifier les rapports entre les clients et les fournisseurs, la facture dématérialisée facilite le processus de leur création, leur envoi et leur réception. Sous ce format électronique, il devient plus aisé de générer une facture, de la suivre et de l’archiver. Un outil créé pour optimiser ce procédé, un gain de productivité pour les entreprises et l’assurance de réduire l’empreinte carbone pour l’Etat.

Cette obligation représente un nouveau changement dans les entreprises. MBTP vous accompagne sur la marche à suivre.

Les règles de recours

L’élément à ne pas oublier lors de la création de facture et plus encore lorsqu’il s’agit d’une facture électronique, est d’assurer son authenticité. L’Etat offre plusieurs options, les entreprises doivent recourir à deux méthodes différentes :

 

Signer numériquement les factures

La signature électronique consiste à ajouter une suite de caractères, comprenant chiffres et lettres, sur un document numérisé, mail ou PDF. On utilise généralement le numéro de ladite facture, ainsi que sa date de création.

 

L’échange de données informatisées

L’Échange de Données Informatisée (EDI) permet la télétransmission des factures électroniques, le plus souvent par mail.

 

L’Etat propose un outil : le portail Chorus Pro. Cependant, les entreprises restent libres d’utiliser leur propre solution technique autre que la signature électronique ou de rester au format papier, dès lors qu’elles assurent un suivi fiable et régulier de leur processus de facturation.

Il est important de souligner que le passage à la facturation électronique n’impacte en aucun cas les mentions obligatoires à indiquer dessus. Elles sont identiques à celles prévues pour les factures au format papier.

 

Les règles de conservation des factures électroniques

Les règles de conservation changent légèrement avec le nouveau procédé de facturation électronique. En effet, il faut désormais conserver les factures électroniques via un support informatique au minimum trois ans, puis les archiver sur tout autre support pendant trois nouvelles années.

Il vous faut sauvegarder l’ensemble des informations obtenues par EDI, au format original pendant six ans.  Vous devrez également conserver vos factures signées numériquement, toujours au format original pendant six ans.

Mais certaines règles restent au niveau du droit comptable, c’est le cas pour les factures électroniques qui doivent être, quant à elles, conservées pendant 10 ans.

Le portail Chorus Pro

Si vous ne savez pas comment mettre en œuvre cette transformation, l’Etat met à disposition un outil de facturation électronique, la plateforme Chorus Pro. Il vous suffit de créer votre compte et de suivre le tutoriel pour accéder à l’outil et commencer la création de vos factures électroniques.

Spécifiquement développé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) pour la facturation électronique, Chorus Pro remplace l’outil Chorus Factures et permet l’utilisation des factures dématérialisées.

Vous aurez accès à une interface simplifiée pour la saisie et le dépôt de vos factures et pourrez suivre leur traitement. Bien entendu, il sera possible de modifier ainsi que d’ajouter des pièces complémentaires à chaque étape. Un outil avantageux et entièrement gratuit.

Les avantages de la facturation électronique

La facturation électronique présente de nombreux avantages, en plus d’optimiser le processus de traitement de vos factures, elle permet, entre autres, de diminuer vos coûts administratifs de 50 à 70 %. Fini les documents papiers : vous gagnerez du temps et réduirez votre budget pour les impressions, les envois postaux, et le stockage.

Cette mesure assure également la réduction de l’empreinte carbone. En optant pour la facturation électronique, vous répondez aux principes écologiques instaurés par l’État.

Je ne souhaite pas passer à la facturation électronique, serai-je soumis à des sanctions ?

Il n’y a pas de sanctions ou d’amendes prévues si vous n’optez pas pour la facturation électronique tout de suite. Cependant, les factures dématérialisées présentent des avantages indéniables. En conservant un format papier, vous risquez des manquements ou défauts de paiements. Un risque écarté par la dématérialisation.

 

Le 14 mars 2019 – SP19/FCR0190